Письмо на фирменном бланке — обычный документ Word, где шапка с названием и реквизитами уже стоит наверху листа, а вы пишете только текст. Разбираем, почему шапку держат в колонтитуле, какие поля оставить, в каком порядке оформить письмо и что делать, если оно не помещается на страницу.
Почему шапку держат в колонтитуле
Шапка, вставленная прямо в текст, «ездит»: добавили абзац выше — логотип съехал, а в длинном письме оказался посреди второй страницы. Колонтитул — отдельная область страницы, не зависящая от текста: шапка там стоит на месте, а письмо само начинается под ней.
В Word можно сделать отдельный колонтитул для первой страницы: на ней — шапка и подвал, на следующих — чистый лист. Так и оформляют деловые письма: бланк нужен только на первой странице.
Поля фирменного бланка в Word
| Поле | Первая страница | Следующие страницы |
|---|---|---|
| Верхнее | высота шапки + около 5 мм | около 20 мм |
| Нижнее | высота подвала + около 5 мм | около 20 мм |
| Левое | 20 мм | 20 мм |
| Правое | 10–15 мм | 10–15 мм |
5 мм воздуха нужны, чтобы текст не прилипал к линии под шапкой. Реквизиты в самой шапке держите не ближе 8 мм к краю листа: офисный принтер не печатает у края. Что указать в шапке — в статье «Фирменный бланк ИП и организации: что на нём указать».
Как оформить письмо на фирменном бланке: по шагам
- Номер и дата — в строке «Исх. № ___ от ___» под шапкой, если письма у вас регистрируют.
- Адресат — справа вверху: должность, организация, фамилия и инициалы. Например: «Генеральному директору ООО „Ромашка“ И. И. Иванову».
- Заголовок — о чём письмо: «О поставке оборудования».
- Обращение — «Уважаемый Иван Иванович!»
- Текст — короткими абзацами, одна мысль на абзац.
- Подпись — должность, подпись, расшифровка: «Генеральный директор — подпись — А. А. Петров».
- Исполнитель — внизу мелким шрифтом: фамилия и телефон того, кто готовил письмо, если так принято у вас.
Если письмо длиннее одной страницы
Не уменьшайте шрифт, чтобы уместить текст: мелкое письмо читается хуже. Пусть текст переходит на вторую страницу — в правильном бланке она без шапки, с обычными полями. На второй и следующих страницах удобно ставить номер страницы.
Как сохранить бланк, чтобы шапка не стала мутной
Word по умолчанию сжимает картинки при сохранении, и мелкие реквизиты в шапке теряют чёткость. Если собираете бланк сами: «Файл → Параметры → Дополнительно → Размер и качество изображения» — включите «Не сжимать изображения в файле». Почему для мелкого текста важно разрешение — в статье «Разрешение dpi для печати макета».
Пустой бланк удобно хранить как шаблон: «Файл → Сохранить как → Шаблон Word». Каждое новое письмо создаётся копией, а сам бланк не перезаписывается.
Нужна ли печать на фирменном бланке
Нет. С 2015 года ООО и АО не обязаны иметь печать, у ИП она необязательна и раньше. Если печать есть и получатель её требует, её ставят рядом с подписью на конкретном письме, а не в шапке бланка.
Готовый бланк для Word из конструктора
В конструкторе бланков Make-DP вы собираете шапку и подвал онлайн, а в комплекте получаете бланк для Word: шапка и подвал стоят на первой странице, поля рассчитаны по вашему дизайну, следующие страницы чистые, сжатие картинок при сохранении отключено. Шапка в файле — картинка 600 dpi: реквизиты правятся в редакторе Make-DP, после правки бланк скачивается заново.
